¿Cómo dar de alta una empresa en el SAT?

Luego de constituir legalmente una empresa en México, hay un paso fundamental que debes cumplir y es darla de alta en el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Aquí tienes una guía práctica para hacer este trámite.

Antes de registrar tu empresa en el SAT es necesario que esta se encuentre debidamente constituida ante un notario público. Para que una empresa pueda ser constituida se debe establecer el tipo de sociedad que identifica a la compañía y el régimen fiscal adecuado según tu tipo de actividad económica, ingresos y otros factores.

El registro en el SAT otorga un RFC, que es el Registro Federal de Contribuyentes. Con este número, puedes emitir facturas y cumplir con las obligaciones fiscales. La cédula fiscal que contiene tu RFC es el comprobante de que el negocio está registrado.

El servicio es gratuito. Puedes hacer el trámite de inscripción de forma presencial en las oficinas del SAT o una Administración Desconcentrada de Servicios al Contribuyente (ADSC). El tramite comienza con el registro en línea. El sitio web del SAT estima que la duración máxima del trámite es de 40 minutos.

Si constituyes la empresa con Tally,  te ayudamos a conseguir la primera cita en el SAT. Ten en cuenta que el SAT tiene disponibilidad limitada, debido a ello no podemos asegurar la fecha, sede, ni horario. Te sugerimos que acudas sin falta a la cita agendada, de lo contrario experimentarás mayor tiempo de espera para concluir este trámite.

Que debes hacer para dar de alta a tu empresa ante el SAT

1. Paso 1: ingresa al portal del SAT.
2. Paso 2: ve a la sección «Empresas», «Trámites del RFC», «Inscripción al RFC» y selecciona «Preinscribe tu empresa en el RFC».
3. Paso 3: llena el formulario y confirma la información.
4. Paso 4: imprime el acuse de preinscripción al Registro Federal de Contribuyentes.
5. Paso 5: acude a una oficina del SAT con la documentación requerida para concluir el proceso de inscripción de tu empresa, solicitando una cita previa. Lleva ese día un USB para que guardes tu información digital adicional como la e.firma.
6. Paso 6: recibirás una solicitud y acuse de inscripción en el RFC. En caso de tener un acuse de presentación inconclusa de solicitud de inscripción o aviso de actualización en el RFC, deberás acudir a la Administración Desconcentrada de Servicios al Contribuyente con el número de folio donde está citado el acuse.

En caso de que no se concluya el trámite, se te otorgará un plazo para completar la información. Si no cumples con este plazo, el trámite será cancelado y deberás iniciar nuevamente la solicitud, pero de manera presencial en la Administración Desconcentrada de Servicios al Contribuyente.

Para dar de alta una empresa ante el SAT, debes consignar cinco documentos ante las autoridades fiscales que atenderán tu solicitud:

• Acta constitutiva: es un documento notariado que formaliza la creación de la empresa y establece sus estatutos. Deberá llevar original o copia certificada. Si necesitas ayuda con el documento constitutivo, en Tally te ayudamos a tramitarlo. 
• Identificación oficial vigente del solicitante o del representante legal: INE, pasaporte, etcétera.
• Comprobante de domicilio fiscal: debe ser reciente y estar a nombre de la empresa, el solicitante o del representante legal.
• CURP del solicitante o del representante legal: clave única de registro de población (CURP) del solicitante o del representante legal. Si no, carta de naturalización expedida por una autoridad competente y debidamente legalizada.
• Poder notarial: documento que faculta a una persona (generalmente el representante legal) para realizar trámites a nombre de la empresa.

En el SAT de México se pueden registrar varios tipos de empresas. Cada una tiene sus características y obligaciones fiscales:

1. Personas físicas con actividad empresarial: es ideal para emprendedores y freelancers, operan bajo su nombre personal y tienen responsabilidad ilimitada.
2. Personas morales: incluye entidades como Sociedad Anónima (S.A.) y Sociedad de Responsabilidad Limitada (S. de R.L.). Son adecuadas para empresas con una estructura organizativa formal.
3. Régimen de Incorporación Fiscal (RIF): es para pequeños negocios con ingresos anuales bajos. Ofrece simplificación fiscal y beneficios en los primeros años.
4. Empresas extranjeras: deben registrarse a través de un representante legal inscrito en el RFC, cumpliendo con las leyes fiscales mexicanas. Para esto, tienes a tu disposición nuestro servicio de representación legal para obtención de RFC, firma electrónica avanzada (e.firma), representación ante el SAT, domicilio fiscal y más.
5. Sociedades por Acciones Simplificadas (S.A.S.): para pequeñas empresas, permiten la constitución en línea y no requieren mínimo de capital social.
6. ONG, asociaciones civiles y asociaciones sin fines de lucro: deben registrarse para cumplir con obligaciones fiscales y pueden recibir donativos deducibles de impuesto sobre la renta.
7. Sociedades financieras de objeto múltiple: son sociedades anónimas que tienen como objetivo realizar una o más actividades de otorgamiento de crédito, factoraje financiero o arrendamiento financiero. Tienen fundamento legal en la Resolución Miscelánea Fiscal, el Código Fiscal de la Federación y su reglamento.
8. Sociedades mercantiles: se constituyen con el fin de realizar actos de comercio, pero con la posibilidad de separar el patrimonio personal del patrimonio de la empresa. También tienen fundamento legal en la Resolución Miscelánea Fiscal, el Código Fiscal de la Federación y su reglamento.

Si deseas desempeñarte en alguna actividad económica en el territorio mexicano, registrar tu negocio en el SAT es crucial por las siguientes razones:

1. Cumplimiento legal: asegura que operas de manera legal, cumpliendo con tus obligaciones fiscales, como la declaración anual, y evitando sanciones.
2. Protección y confianza: brinda una base legal sólida, genera confianza entre clientes y proveedores y te protege en disputas legales.
3. Acceso a beneficios: permite acceder a programas gubernamentales, créditos fiscales y apoyos para el crecimiento empresarial.
4. Imagen profesional: facilita la emisión de comprobantes fiscales, lo que te da una imagen más profesional y confiable.
5. Oportunidades de financiamiento: es necesario para acceder a financiamiento y oportunidades de inversión.

Una vez que cumplas con todo el proceso, recibirás los siguientes documento al dar de alta a tu empresa en el SAT:

1. Solicitud de inscripción al Registro Federal de Contribuyentes.
2. Acuse único de inscripción al Registro Federal de Contribuyentes, que contiene la cédula de identificación fiscal y código de barras bidimensional (QR).
3. Acuse de preinscripción en el Registro Federal de Contribuyentes, si el trámite se inició en el portal del SAT.

Acuse de presentación inconclusa de solicitud de inscripción o aviso de actualización al Registro Federal de Contribuyentes.

¿Cómo funciona el RFC con homoclave para empresas?

Una vez que se obtiene el RFC, el SAT asigna la homoclave, que son los últimos 3 caracteres alfanuméricos del RFC. Este código se calcula para evitar repeticiones, verificando en la base de datos.

El RFC de las personas morales se forma de manera diferente al de las personas físicas, para identificar que se trata de una empresa. El RFC para personas morales se puede obtener en línea o acudiendo al SAT con documentación como el Acta Constitutiva, identificación oficial y comprobantes de domicilio.

¿Cuánto cuesta dar de alta una empresa ante el SAT?

Al acudir a la cita ante el SAT, el representante o apoderado legal deberá responder a las preguntas que le realice la autoridad sobre la identidad, domicilio y situación fiscal de la persona moral a inscribir. Este trámite es gratuito y está diseñado para completarse en una sola cita. Sin embargo, errores u omisiones en los requisitos pueden extender el tiempo del proceso. 

Algunos descuidos comunes incluyen no tener definido el domicilio fiscal o no contar con un correo electrónico. Al finalizar el trámite, se te entregará el acuse de inscripción al Registro Federal de Contribuyentes (RFC) y una guía de obligaciones fiscales.

¿Qué pasa si una empresa no está registrada ante SAT?

1. Multas y sanciones: la empresa puede recibir multas significativas por no cumplir con sus obligaciones fiscales, variando según la infracción y el tiempo sin registrarse.
2. Problemas legales: operar sin registro es ilegal y puede llevar a la clausura de operaciones y, en casos extremos, a cargos penales por evasión fiscal.
3. Limitaciones operativas: sin registro, la empresa no puede emitir facturas fiscales, limitando su capacidad de hacer negocios con otras empresas que requieren comprobantes fiscales.
4. Pérdida de confianza: la falta de registro puede generar desconfianza entre clientes, proveedores y socios comerciales, afectando negativamente la reputación y las relaciones comerciales de la empresa.
5. Imposibilidad de acceder a financiamiento: la empresa no podrá obtener créditos bancarios, financiamientos ni programas de apoyo gubernamentales, que generalmente requieren un registro formal.
6. Inhabilitación para participar en licitaciones: si no está registrada, la empresa no puede participar en licitaciones públicas o privadas, las cuales exigen el cumplimiento de obligaciones fiscales.

Registrar una empresa ante el SAT es esencial para operar legalmente y aprovechar oportunidades comerciales y financieras. No hacerlo puede generar serias consecuencias legales y operativas, poniendo en riesgo la viabilidad y el crecimiento del negocio.

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