¿Qué es la e.firma y por qué debes tramitarla?

Introducción

¿Alguna vez has deseado poder ahorrarte tiempo, dinero y estrés al momento de realizar tus trámites empresariales? Pues tu deseo se ha hecho realidad, y se ha materializado en forma de firma digital.

En este artículo descubrirás qué es la e.firma, cómo obtenerla y sus beneficios. Así que no te compliques más la vida ni la de tu empresa, y sigue leyendo.

¿Qué es la e.firma y qué elementos la componen?

Una e.firma es una herramienta digital que te permite generar firmas electrónicas seguras al momento de realizar trámites ante el Gobierno de México.

La también llamada FIEL (Firma Electrónica) ha sido creada y está regulada por el Sistema de Administración Tributaria (SAT), con el fin de que puedas acceder con un identificador único a todos tus trámites legales y jurídicos,  y concretarlos con mayor facilidad y de manera remota.

La e.firma no es una firma electrónica cualquiera, ya que al ser avalada por el SAT y por la legislación mexicana, esta herramienta tiene luz verde para utilizarse en todos los trámites que necesites: firmas de documentos, contratos, gestiones jurídicas y demás diligencias, tanto frente al Gobierno como en entornos empresariales.

Además de esto, la FIEL tiene un periodo de vigencia de cuatro años y debe ser solicitada en el portal del SAT para su obtención, aspectos que una firma electrónica común no tiene. Por tanto, esta maravillosa herramienta te permitirá firmar cualquier documento desde la comodidad de tu oficina, sofá, cama. ¡Cualquier lugar!

Seguro te estarás preguntando qué incluye una e.firma que la hace tan distinta de las demás. Pues está compuesta por tres archivos cifrados, asociados a datos que identifican a cada persona. Estos son: 

• Archivo .cer o Certificado público: es un documento firmado por un funcionario del SAT en la oficina donde se hace la solicitud y que incluye datos personales como: nombre RFC, huellas dactilares, firma en tinta. Puede tener también el nombre de certificado digital o certificado de llave pública.
• Archivo .key o Llave privada: es esta la que realmente te permite crear la firma electrónica y puedes generarla desde tu hogar o en las oficinas del SAT durante tu cita.‍
• Tu contraseña o clave privada.

Tipos de firma electrónica

Producto de la transformación digital, actualmente en México existen dos tipos de firmas electrónicas. Cada una con sus características y niveles de seguridad. 

• Firma Autógrafa Digital o Firma Electrónica Simple: la primera se genera a través de dispositivos táctiles, como tabletas o smartphone, para representar la grafía del firmante. La segunda es la validación por medio de un usuario y una contraseña en una plataforma online. 
• Firma electrónica avanzada o fiable: requieren una certificación digital que consiste en un mensaje de datos encriptados que solo se puede descifrar si se tienen las dos claves. Una la posee el firmante (clave privada) y la otra la tiene el certificado (clave pública). 

Hay diversas autoridades que emiten firmas electrónicas  así como prestadores de servicios de certificación; sin embargo, la e-firma que emite el SAT es la única válida para hacer trámites fiscales.

¿Cómo funciona la e.firma y en qué trámites puedo usarla?

Como ya te habrás dado cuenta, la e.firma tiene la misma validez y efectos jurídicos que tu firma autógrafa (aquella que escribes de tu puño y letra). Esto según lo dispuesto en el artículo 7 de la Ley de Firma Electrónica Avanzada.

Por eso tenerla es clave, ya que deberás usarla para firmar solicitudes y documentos digitales que realices ante el Gobierno de México.

Son más de 400 los trámites autorizados en 20 dependencias, entre ellos:

• Servicios de Salud del Instituto Mexicano del Seguro Social
• Autorización de uso de denominación o razón social
• Permiso ordinario para la importación de materia prima
• Validación del certificado de origen de artículos mexicanos
• Para operar como Persona Moral
• Autenticación del certificado de origen de artículos mexicanos
• Solicitud de apoyo crediticio a instituciones de microfinanciamiento
• Asesoría técnica jurídica
• Solicitud de apoyo del Fondo Nacional Emprendedor
• Recibo de productos y/o bienes obtenidos del apoyo de MiPyMES
• Inscripción a la continuación voluntaria al régimen obligatorio en el IMSS

Si deseas saber qué otros trámites la autorizan, puedes visitar el portal del Gobierno de México.

Requisitos para tramitar tu e.firma

Obtener la e.firma es muy sencillo. Debes agendar una cita en la página web del Servicio de Administración Tributaria (SAT) y acudir a la oficina que más te convenga. 

Requisitos para personas morales 

• Acta constitutiva de la empresa
• Identificación oficial vigente
• Comprobante de domicilio fiscal
• Poder general para actos de dominio o administración
• Memoria USB
• Email de contacto vigente
• El representante legal debe contar con una e-firma como persona física

Requisitos para personas físicas

• Documento de identificación oficial
• Comprobante de domicilio fiscal
• Clave Única de Registro de Población (CURP)
• Memoria USB
• Dirección de correo electrónico vigente

Ya en la oficina del SAT serán tomados tus datos biométricos (huella dactilar, firma autógrafa, registro de pupila) para crear tu archivo digital y garantizar tu identidad en la e.firma.

Al finalizar tu cita te entregarán la clave privada (.key) y requerimiento (.req). Y cada vez que realices un trámite en el portal del SAT que solicite tu e.firma, deberás adjuntar ambos archivos.

Pero recuerda: si la persona física designa un representante legal para estos fines (figura empleada solo en casos excepcionales), este deberá estar previamente inscrito en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC).

Beneficios de tener e.firma

Imagínate esas largas colas en las agencias para realizar tus trámites. Todos esos papeles, carpetas y documentos que, en masa, pesan y te agotan tanto física como mentalmente. Ahora imagínate reemplazar todo eso con un sencillo clic desde tu computadora: adiós idas y venidas y estrés, porque ahora todos tus trámites los puedes completar con tu FIEL.

Y es que la e.firma te beneficia en que:

• Ahorras tiempo invaluable, ya que permite firmar en línea desde tu casa, oficina o donde quieras.
• Garantiza tu seguridad: solamente tú manejas esos datos, y nadie más.
• Reduce los gastos al evitar el envío de documentación por correspondencia y desplazamientos para firmar.
• Además, colaboras con el medioambiente ante la disminución del uso de papel.

Tu firma en el celular

También tienes la opción de llevar tu firma electrónica portable, por eso es una herramienta digital increíble. Para ello deberás:

• Tener la memoria USB con los archivos .key y. req
• Instalar en tu celular la app «SAT móvil»
• Ingresar desde tu computadora al portal del SAT
• Seleccionar «Otros trámites y servicios» y buscar la opción de «Obtén tu registro como usuario de e.firma»
• Ingresar tu RFC, contraseña y correo electrónico
• Adjuntar los archivos para que se habilite un código QR que deberás escanear con tu teléfono desde la APP de SAT Móvil

Esto te permitirá usar tu e.firma desde cualquier lugar sin necesidad de llevar el USB contigo.

En Tally ya incorporamos la firma digital en todos nuestros procesos porque no solo ahorra tiempo y dinero, sino que también da mayor certeza y seguridad en las operaciones.

Así que si aún no lo has hecho, anímate a tramitar tu firma electrónica por primera vez y tendrás muchas ventajas a la hora de tramitar los asuntos legales de tu empresa ante el Gobierno de la República.

Y si todavía tienes dudas, puedes agendar una asesoría gratis con nosotros para que realices tus trámites de manera tranquila y segura. ¡En Tally estamos para ayudarte!